Implementación para el cambio de gasolinas a Regular y Premium en Estaciones de Servicios y Grifos
El Poder Ejecutivo emitió un decreto que simplificará la clasificación por octanaje de las gasolinas a partir de Enero de 2023. Según el Decreto supremo 014-2021-EM los grifos y estaciones de servicio del Perú solo expenderán gasolinas y gasoholes de tipo “regular” y “premium”.
En este artículo definiremos los aspectos que los grifos deben considerar para ejecutar este cambio.
Reducir el impacto de las operaciones en playa (despachos de combustible)
La mayoría de los grifos y estaciones de servicio disponen de un software que automatiza el control de los despachos de combustible, esto involucra disponer del software de punto de venta y hardware que hace la función de interfaz con los dispensadores/surtidores. Estos activos tecnológicos deben configurarse bajo un marco de trabajo que asegure que el grifo pueda realizar los despachos de combustible a sus clientes con normalidad y eficiencia y que el cambio del octanaje de las gasolinas implique un tiempo muy pequeño sin disponibilidad de los sistemas resultando en menores costos y tiempo para el grifo y las estaciones de Servicio.
Cambio de precios de venta para las nuevas gasolinas
Muchos grifos definen precios de venta diferenciados para sus clientes según diversas realidades (negociaciones con privados, licitaciones públicas ganadas, etc.), estos precios deberán ser actualizados a las nuevas gasolinas y esto puede tener un impacto significativo cuando se trata de cadenas que abastecen clientes en diversas partes del país y tienen precios diferenciados. Es necesario planificar adecuadamente este trabajo y que los softwares brinden herramientas que faciliten ese cambio de una manera rápida y eficiente.
Programas de fidelización
Los grifos que usen programas de fidelización deberán oportunamente actualizar sus políticas de acumulación de puntos para las nuevas gasolinas, y de ser el caso el beneficio de canje de puntos por combustible considerando las nuevas gasolinas para beneficio de sus Clientes.
Emisión de comprobantes electrónicos con las nuevas gasolinas y gasoholes
Desde enero los sistemas en el punto de venta deberán considerar las nuevas denominaciones de las gasolinas, lo cual va mucho más allá de solo nuevas descripciones pues implica la configuración de los softwares y hardwares que intervienen en el control de los despachos según la realidad de cada estación de servicio y/o grifo. En Este Punto crítico se debe satisfacer las demandas de la SUNAT en la emisión de los comprobantes, para evitar multas y penalidades por la misma.
Mantener la información histórica y trazabilidad del cambio de las gasolinas
Los grifos deberán configurar sus sistemas informáticos de forma que la información de las operaciones de compra y venta realizadas con las gasolinas de diversos octanajes (84, 90, 95 y 97/98) no se pierda y puedan analizarse en los meses y años posteriores. Este cambio no debe afectar a la capacidad de analizar costos, stocks, rentabilidad, etc. de las gasolinas tal como se han comercializado hasta la fecha.
Control de los stocks de las gasolinas y su valorización
Este cambio en las gasolinas implica que las nuevas compras a los mayoristas serán de Gasohol Regular y Premium, sin embargo cuando esto suceda las descargas a los tanques seguramente se realizará sobre stock disponible, esta realidad obliga a contemplar una solución a nivel de software que considere un mecanismo que asegure evidenciar que el stock anterior se mezcló con la nueva descarga y esto crea un nuevo stock resultante de una nueva gasolina y además que los costos del inventario existente de la gasolina anterior se promedia con los costos de adquisición de la nueva gasolina. Esto deberá quedar muy bien evidenciado en las tarjetas Kardex valorizadas de los combustibles anteriores y los nuevos para evitar confusiones a posterior.
La contabilidad debe reflejar el cambio de las gasolinas contemplando todo el flujo de la información
El área contable del grifo deberá asegurarse que este cambio en las gasolinas quede registrado en los diversos libros y registros contables de manera que permita tanto el control como el análisis de la información, entre otros aspectos deben considerar:
- Las tarjetas Kardex de los combustibles anteriores deben terminar sin stock.
- Las tarjetas Kardex de los nuevos combustibles deben considerar las nuevas compras y el stock de los combustibles anteriores al igual que su valorización y esto debe reflejarse en la cuenta de existencias (20).
- Los análisis de utilidades brutas por tipo de combustible deben considerar los nuevos combustibles y los anteriores para información histórica.
- El estado de resultados debe considerar en las secciones de ingresos y costo de ventas disgregados por los nuevos combustibles y los anteriores cuando corresponda.
- El balance situacional en la cuenta de existencias debe considerar el detalle de los nuevos combustibles y los anteriores cuando corresponda.
Los grifos y estaciones de servicio que usan el software PECANO ERP tienen cubierto este cambio por la flexibilidad del software, la constante actualización en su programación y la asesoría de nuestro staff de soporte.
La empresa PECANO SOFTWARE SAC siempre trabajando para brindarle un servicio de calidad.
